Gestione documentale: cos’è concretamente e a cosa serve

Nella modernità uno dei tratti ricorrenti della vita di ogni persona, come di ogni azienda, è quella di essere “bombardata” da una grande quantità di dati – in particolare telematici – che si accumulano nel tempo. In questo quadro è facile capire come per tutti, non soltanto per gli operatori economici, stia diventando sempre più importante “governare” questa complessità attraverso una corretta gestione documentale, che consenta di archiviare le informazioni in maniera utile, efficace, sicura e di recuperare velocemente le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Ma di che parliamo esattamente? In questo breve articolo vediamo di spiegare meglio cosa si intende per gestione documentale e quali sono i fattori di vantaggio per chi la pratica correttamente.

GESTIONE DOCUMENTALE, DI CHE PARLIAMO?

La gestione documentale, in maniera estesa, è la modalità tecnica con cui gestiamo e archiviamo i dati i nostro possesso. Poco da aggiungere. Con linguaggio più specifico, però, con questo termine – che gli inglesi chiamano Document management system, o Dms – si indicano anche i software informatici di supporto che consentono di organizzare documenti e file di qualsiasi genere (mail, Pec, docs scannerizzati, fatture, anagrafiche dei clienti, semplici documenti di Word o immagini), catalogarli, organizzarli in maniera semplice e metterli in rete con chi vogliamo.

In passato questi programmi dialogavano esclusivamente col computer su cui erano installati, dove avevano sede fisica gli stessi dati. Ma oggi – nell’epoca dello sharing – la soluzione prevalente del mercato è quella di software gestiti da un server remoto che consentono di trattare le informazioni in tempo reale, a volte anche con algoritmi e in maniera automatica, mettendole contemporaneamente a disposizione della propria rete di interesse.

I VANTAGGI DI UNA GESTIONE DOCUMENTALE AVANZATA

I vantaggi di una gestione documentale avanzata sono in gran parte intuitivi. Ovviamente se ci si affida a operatori seri e certificati. Perché il fai-da-te rischia di scontrarsi inevitabilmente con il progresso tecnologico e con le stringenti normative sul trattamento dei dati (come la Gdpr europea).

Il primo vantaggio, per le aziende, è quello della riduzione dei tempi (e quindi dei costi) necessari per svolgere una parte del lavoro quotidiano. Recuperare facilmente i dati che servono significa perdere meno tempo per cercarli (and… time is money), ma anche facilitare notevolmente i processi decisionali, avendo subito a disposizione tutte le informazioni che servono. Senza dimenticare la possibilità di accedere ai dati anche da remoto: ovunque ci si trovi e in qualsiasi momento.

A questo plus si aggiunge poi la questione della sicurezza dei dati, che vengono sottoposti a continui backup (pratica doverosa, evocata da molti e da troppi trascurata…). I dati sono così al riparo da guasti tecnici e virus. Ma anche dai furti o da manipolazioni malevole, perché con la gestione documentale si possono settare diversi livelli di permesso nell’accesso.

Infine, affidandosi a software per la gestione documentale, si produce un impatto positivo sull’ecosistema, in termini di efficienza, ma anche di ambiente. Riducendo notevolmente gli sprechi di carta e di energia elettrica.