Meeting e convention: come organizzare un evento aziendale?

La popolarità di un’azienda passa anche attraverso la capacità di organizzare eventi promozionali, che risultino coinvolgenti per il pubblico ed efficaci dal punto di vista strategico. Oggi, con la diffusione dei social, c’è chi predilige forme di comunicazione più immediate (ed economiche); tuttavia, non bisogna dimenticare l’importanza di una buona promozione offline, per consolidare la fama e la reputazione del proprio brand.

Cosa si intende per “eventi aziendali” e perché sono fondamentali per promuovere un prodotto o un marchio? Un evento aziendale è un congresso, una presentazione o una convention: dunque, un momento in cui dirigenti, personale e clientela hanno modo di incontrarsi, scambiarsi pareri ed opinioni, socializzare ed intrattenere rapporti diretti.

Quando si parla di eventi aziendali a scopo promozionale, infatti, ci si riferisce ad una kermesse aperta al pubblico, a differenza di quegli eventi rivolti, invece, esclusivamente ai dipendenti o ai propri partner commerciali. Ciò significa, pertanto, che chi si occupa dell’organizzazione deve avere bene in mente la finalità “pubblicitaria” dell’evento.

Esistono varie tipologie di eventi aziendali: dalle presentazioni di prodotti (sotto forma di congressi, sfilate o secondo modalità più innovative) ai veri e propri party con musica, buffet ed intrattenimento. Naturalmente, la tipologia dev’essere coerente con lo spirito dell’azienda, con il prodotto da pubblicizzare e con il pubblico chiamato ad assistere.

Anche la scelta della location dev’essere funzionale al tipo di evento che intendete organizzare, oltre che al numero di persone che saranno presenti. Se, per una piccola presentazione, è sufficiente una sala congressi di modeste dimensioni, per un party su scala nazionale, è necessario un luogo capace di contenere anche migliaia di utenti.

L’allestimento della location andrebbe affidato sempre ad uno staff di professionisti. L’immagine, durante eventi di questo genere, è a dir poco fondamentale ed anche una piccola svista potrebbe compromettere la buona reputazione della vostra azienda.

Se l’evento in questione prevede, ad esempio, la proiezione di slide o l’intervento di un esperto, abbiate cura di fornire al pubblico tutto il necessario per prendere appunti: block notes o quaderni, penne, matite, etc.. Questi materiali, se personalizzati con loghi ed immagini, si rivelano degli ottimi gadget aziendali, da regalare agli invitati come ricordo della giornata e, dunque, da utilizzare con successo a scopo promozionale.

Realizzare tali gadget è piuttosto semplice e richiede una spesa piuttosto contenuta. È sufficiente rivolgersi ad una ditta specializzata e scegliere i materiali più adatti in base alle esigenze, da utilizzare come supporto per la stampa: blocchi per appunti, penne o le matite personalizzabili. Queste ultime sono fra i prodotti più economici e vengono utilizzate sia per la loro duttilità che quando si ha disposizione un basso budget da gestire. Potrete, inoltre, commissionare ulteriori prodotti stampati, da impiegare a scopo promozionale, come poster, striscioni, roll-up, etc..

Infine, per rendere meno stancante e più piacevole la giornata, è importante prevedere dei momenti di pausa, magari servendo un rinfresco a metà della presentazione. Un buon buffet è, infatti, un’ottima occasione per chiacchierare, scambiando pareri e opinioni riguardo al prodotto pubblicizzato, insieme agli altri partecipanti all’evento.

Questi accorgimenti, se ben calibrati, influiscono positivamente sul mood dell’evento, che rimarrà impresso, insieme al buon nome dell’azienda, nei ricordi del pubblico.